23 сентября 2020 г.

Советы по составлению бюджета для предприятий малого бизнеса

 

В период пандемии малые предприятия сталкиваются с многочисленными сложностями, одной из которых является проблема управления денежными потоками. Чтобы выжить в эти трудные времена, необходимо проявлять гибкость. В данной статье даны несколько советов по вопросам бухгалтерского и управленческого учета для того, чтобы помочь малому бизнесу преуспеть на деловой арене, используя лучшие практики управления организацией с точки зрения финансов. 

 

Мы живём во времена быстрых изменений. Коронавирус, глобальный экономический кризис, падение цен на нефть и общая стагнация в деловом мире приводят к тому, что крупные корпорации сокращают свои размеры, периодически увольняют своих сотрудников, оптимизируя накладные расходы и себестоимость товаров или оказанных услуг. Между тем, с новыми инновационными решениями на рынок выходят предприятия малого бизнеса. Так, например, www.berikbol.kz дизайн и 3D печатные держатели для масок. В Казахстане еще много талантливых предпринимателей. Узнать различных стартап проектах можно на Startupnetwork и Profit.kz. С представителями малого бизнеса я хотела бы поделиться советами и нашим опытом управления организацией с точки зрения финансов.

 

   

При запуске любого нового бизнеса первое, что нужно сделать, помимо маркетингового исследования для прогнозирования успеха продукта или услуги на рынке, это составить бизнес-план.

 

   

Прежде чем сделать какие-либо капиталовложения и официально зарегистрировать компанию, предпринимателям следует оценить, каким будет финансовый результат предстоящего проекта.

К сожалению, подготовив чисто номинальный бизнес-план, компании не имеют четкого представления о том, какой должна быть их цель в получении чистой прибыли. Это распространенная ситуация в наши дни, когда возможности открыты для всех, и каждый может начать свой бизнес, не имея базовых знаний о финансах.

 

Человеку, планирующему начать свое дело, следует иметь четкое представление о том, какой продукт он выводит на рынок, какова его целевая аудитория, где соответствующая рыночная ниша, кто является основными конкурентами, есть ли клиентская база, сколько клиент готов заплатить за продукт, и каковы связанные с этим затраты. Все это необходимо знать, чтобы рассчитать потенциальный чистый убыток или чистую прибыль.
Для этого компании должны вовлечь финансистов и бухгалтеров на самом начальном этапе составления бюджета проекта. Опыт показывает, что довольно часто сначала бизнес начинает работать, и только спустя какое-то время владелец задумывается, есть ли прибыль от инвестиций, и нужно ли искать финансовую помощь. Когда бизнес растет быстрыми темпами, а бухгалтерия и финансовая аналитика отстают, пытаясь справиться с огромным потоком бумажного документооборота и огромного количества операций, тогда сложно привлечь качественных бухгалтеров, которые могли бы разрешить накопившийся стог своих перегруженных предшественников и «почистить» бухгалтерские книги.

 

 

 

Получите поддержку финансового подразделения до начала деятельности компании, а не после её запуска.

 

 

 

Совет №1

Привлекайте квалифицированных бухгалтеров и налаживайте систему внутренних контролей с самого начала, пропишите основные процедуры в соответствии со стандартами финансовой отчетности, чтобы финансовая отчетность была правильной.

 

Когда я работала в Дубай (ОАЭ), мы организовали совместную конференцию для предпринимателей и сертифицированных управленческих бухгалтеров. Многие из них признались, что они не нанимали финансовых сотрудников для своих стартапов, и поэтому в какой-то момент времени они приняли неправильное управленческое бизнес-решение, основанное не на финансовых показателях, а на собственной интуиции и внутренних предчувствиях, которые впоследствии привели их бизнес к банкротству.

 

Совет №2

Преимущество малого бизнеса перед крупными корпорациями – это возможность оперативно принимать деловые решения в изменяющихся условиях. Малый бизнес может довольно быстро обновить товар или услугу, перестроить деятельность или добавить новую продуктовую линейку (рассмотрите методологию STIRDEEP).

Таким образом, составление бюджета с различными вариантами результатов может позволить компании своевременно реагировать на изменяющиеся условия бизнес среды.

 

 

Следите за изменениями на рынке в политической и социальной сфере и принимайте оперативные управленческие решения в поддержку бизнеса.

 

 

 

Возможно, нанять консультантов будет слишком дорого, но Вы можете следить за этим самостоятельно, поскольку в настоящее время информация публична и легко доступна. Например, если Вы узнали, что скоро будет принят новый стандарт бухгалтерского учета, то подготовьтесь заранее, прочитайте, какие последствия это имеет для Вашей отрасли, и проверьте, что нужно сделать, чтобы данный стандарт был внедрен гладко. Или, к примеру, если появилась информация, что скоро будет введена более высокая ставка НДС, то рассчитайте, какое влияние она может оказать на Ваш бизнес. Выживает не самый сильный и не самый умный. Выживает тот, кто быстрее всего адаптируется к любым изменениям. Эта концепция неодарвинизма может быть легко применена к законам ведения бизнеса.

 

Совет №3

В начале своей деятельности компания может использовать метод нулевого бюджетирования, так как он позволяет оценить ожидаемые доходы и расходы без какого-либо предварительного опыта на основании средне-рыночных показателей отрасли.

 

   

Используйте наиболее подходящую модель составления бюджета для выбранного бизнеса.

 

   

Если компания работает в течение нескольких лет, то ей следует использовать метод постоянного бюджетирования. Наличие некоторой истории и цикличных прогнозов может помочь в принятии бизнес-решений и быстрого реагирования на изменения в деятельности. Постоянно обновляя свой бюджет и сравнивая его показатели с фактическими данными, позволит понять тенденцию и объяснить отклонения от намеченного плана.

Совет №4

Анализ безубыточности помогает менеджменту организации определить, являются ли его постоянные и/или накладные расходы реалистичными или их необходимо сократить.

   

Проведите анализ безубыточности бизнеса, что позволит определить потенциальную жизнеспособность деятельности компании.

 

   

Если фиксированная стоимость бизнеса слишком высока для данного малого бизнеса, то компании необходимо внести некоторые изменения по оптимизации этих расходов в целях увеличения своих доходов с минимальными затратами и для улучшения чистых финансовых результатов (например: договориться о более низкой арендной плате; добавить дополнительную линейку продуктов; сократить любые другие фиксированные расходы; др.).

Эти проекты с различными ценами продажи или покупки или накладными расходами должны быть разработаны в финансовой модели, включающей расчеты всех возможных сценариев развития событий.

 

Совет №5

   

Подготовьте полный пакет отдельных бюджетов для финансовой модели.

 

   

Каждый из отчетов необходим для детального планирования, которое включает в себя расходы на маркетинг, калькуляцию себестоимости продукции и услуг, отчет о прибылях и убытках, баланс и движение денежных средств, отчет об акционерном капитале и список предположений, используемых при подготовке будущих бюджетов. Заинтересованные стороны (клиенты, акционеры, банки, поставщики и др.) должны быть в курсе этих бюджетных прогнозов, чтобы понять, какие выгоды они получат от своих инвестиций в бизнес.

   

Создайте сбалансированную систему показателей, оценивающую соответствующий бюджет для выполнения целей KPI.

 

   

Совет №6

Для завершения бюджетного пакета компании следует разработать ключевые показатели эффективности труда (KPI – Key Performance Indicators) для мотивации менеджеров и персонала к достижению поставленных целей. Руководство должно иметь SMART (простые, измеримые, достижимые, реалистичные и своевременные) цели в качестве своих ключевых показателей эффективности.

Примеры основных ключевых показателей эффективности:

  • DSO (период погашения дебиторской задолженности) – это количество дней, в течение которых клиенты оплачивают нам наши счета. Для того чтобы получить свои денежные средства в течение 30 дней или меньше, руководству компании необходимо оговорить с клиентом лучшие условия на этапе подписания контракта, а финансовой команде компании установить хорошие рабочие отношения с финансовой командой клиента.
  • DPO (период погашения счетов к оплате) – это количество дней, в течение которых компания оплачивает счета своих поставщиков. Целевой показатель составляет 60 дней и более. Основное правило состоит в том, что DSO всегда должно быть меньше, чем DPO, чтобы предотвратить дефицит денежных средств компании.

В одном из моих тренингов по управлению денежными средствами, организованном Международным финансовым центром «Астана» в рамках конференции «Be-a trainer», участвовали два юриста. После объяснения значения показателей DSO и DPO они поняли, почему условия оплаты так важны в контракте, и как их работа влияет на приток и отток денежных средств компании.

  • Коэффициент использования оборудования – этот коэффициент показывает, насколько эффективно мы используем оборудование, в которое мы инвестировали наши деньги, и насколько оправданы эти расходы.
  • Валовая прибыль как процент от продаж – этот коэффициент показывает, насколько эффективно компания управляет своими доходами и расходами. Мониторинг этого показателя будет хорошим показателем для руководства. Для того, чтобы контролировать расходы, следует проводить конкурентные тендеры с целью поиска правильных поставщиков сырья наилучшего качества и затрат на рабочую силу по оптимальной цене, что позволит снизить переменные издержки.
  • Лимит постоянных и накладных расходов, который не должен быть выше бюджетного уровня и указывает, насколько эффективно компания управляет невозвратными издержками ведения бизнеса.
  • Текущий коэффициент – если взять все текущие активы и разделить на все текущие обязательства, то средний показатель должен быть больше 1 и меньше 2. Данный коэффициент показывает, что останется у компании, если она сразу же заплатит по всем текущим обязательствам, используя свои текущие активы (денежные средства, дебиторскую задолженность, товарно-материальные запасы и прочие текущие активы).
  • Коэффициент оборачиваемости запасов – это показатель эффективного управления складскими запасами. Поскольку высокий уровень запасов приводит к чрезмерным затратам на хранение, то нехватка товарно-материальных запасов может привести к задержке производственного процесса.

Ключевые показатели эффективности должны быть в центре внимания управленческой команды, чтобы помочь бизнесу ставить цели на всех уровнях работы персонала, мотивировать их и объединять сотрудников для достижения целей компании и выполнения ее миссии.

Подводя итог всем изложенным выше советам, хотелось бы сказать, не экономьте на экспертной оценке и не недооценивайте важность времени, затраченного на бюджетирование и проектное планирование, так как хорошее планирование бизнеса – это одна половина успеха. А другая половина – это его исполнение и контроль.

Сравнение фактических и бюджетных показателей послужит хорошим индикатором тенденции деятельности и способности руководства материализовать потенциальный поток доходов, правильной оценке затрат на ведение бизнеса, обеспечению должных стимулов и принятию жизненно важных своевременных управленческих решений.

 

Об эксперте

Гульшат Успанова

Менеджер по аудиту, Baker Tilly в Казахстане

Магистр экономики (МА)

Сертифицированный управленческий бухгалтер (CMA, США)

Наш веб-сайт использует cookies

Мы используем cookies на вебсайте, чтобы повысить качество обслуживания и улучшить наш опыт взаимодействия с посетителями сайта. Чтобы узнать, какую информацию мы собираем, ознакомьтесь с нашей  Политикой конфиденциальности. Если вы продолжите использовать наш сайт, мы будем вам благодарны, если вы разрешите использование cookies. Вы можете изменить политику использования cookies, проведя соответствующие изменения в настройках браузера.